الخطوة الخامسة : الاعداد والتهيئة داخل المؤسسة التعليمية
1_تشكيل مجلس للجودة داخل المؤسسة التعليمية
2_اعداد هيكل تنظيمي لتطبيق الجودة من خلال فرق العمل
3_ اعتماد الاهداف الاساسية والاجرائية والرسالة والرؤية المستقبلية
4_ تعيين ممثل للادارة العليا ليكون حلقة الوصل بين القيادة والميدان
5_ البحث عن تجربة ناجحة طبقت نظام الجودة للاستفادة منها
6_ تحديد جهة اشرافية خارجية عند الحاجة تتولى الاشراف على التطبيق
7_ انشاء وحدة للتوثيق والمتابعة بالمؤسسة
8_ انشاء وحدة للتخطيط والتطوير
9_ انشاء وحدة للتقويم والتدقيق بالمؤسسة
تشكيل مجلس الجودة
مجموعة من الاعضاء بقيادة المدير العام للادارة العليا وعضوية كلا من :
_ الوكلاء المساعدين لمدير الادارة العليا
_ مدراء الادارات ورؤساء الاقسام والوحدات
_ قائد فرق العمل داخل المؤسسة
مهام مجلس الجودة:
_ رسم السياسات اللازمة لتحقيق اهداف نظام الجودة الشاملة والمراجعة الدورية لاسلوب التطبيق لادخال التحسينات المطلوبة
_ تحديد واعتماد الاهداف الاساسية والاجرائية والرسالة والرؤية المستقبلية
_ تحديد المهام والمسئوليات لكل عضو في التنظيم الاداري لمجلس الجودة
_ تحديد الطرق المثلى لنشر مفهوم الجودة ومتابعة آليات التوعية بالجودة
_ توجيه ومتابعة التطبيق
_ المشاركة في آلية تكريم الفرق المتميزة
وحدة التوثيق والمتابعة مهامها:
متابعة انجاز الاعمال بالصورة المطلوبة وفي الموعد المحدد والتنسيق بين الادارات والفرق للجوانب التالية:
_ توصيات مجلس الجودة
_ التقارير الميدانية
_ الاعمال المكلفة
_ المشروعات المطروحة
_ الزيارات المطلوبة
_ الاجتماعات الدورية
_ توثيق جميع الانجازات والجهود المبذولة ونتائج التطبيق
_متابعة توثيق جميع الاعمال والاجراءات داخل المؤسسة التعليمية
_ متابعة تنفيذ وتنسيق جهود فرق العمل
_ اعداد تقرير بصورة دورية بالتنسيق مع قائد الفرق يقدم الى مجلس الجودة
وحدة التخطيط والتطوير مهامها:
_ اعداد خطط تطويرية لتفعيل تطبيق الجودة وتسهيل اجراءات العمل
تنظيم البرامج التدريبية اللازمة لكلا من :
اعضاء مجلس الجودة
مدراء العمليات
قادة واعضاء الفرق
جميع العاملين
_ وضع خطة شاملة لتدريب جميع منسوبي المؤسسة التعليمية على الجودة
_ تضمين البرنامج التدريبي للجودة بالاضافة الى العناصر التنظيمية الاساسية مثل : ( الرؤية التنظيمية، استراتيجية تطبيق الجودة وغيرها )
وحدة التقييم والتدقيق مهامها:
_ وضع معايير للتقييم تقيس مدى تحقق الاهداف الموضوعة والغايات المرسومة في كل خطوة من خطوات التطبيق
_ تصميم وتحليل الاستبيانات والاختبارات وغيرها من الادوات التي تقاس بها الاهداف المراد تحقيقها ليتم اتخاذ القرارات المناسبة
_ اخذ آراء المسئولين ومديري الادارات واعضاء الفرق عن طريق الاجتماعات والاستبيانات بهدف ادخال التحسينات لانشطة واجراءات التطبيق
_ تكريم اعضاء الفريق بعد انتهاء كل مشروع في حفل لهذه المناسبة
_ يتم تكريم هذه الفرق جميعها في مناسبات الجودة العامة
الخطوة السادسة : بناء وتكوين فرق العمل ومنهجية عملها:
المقصود ببناء الفريق عبارة عن :
عملية تنظيمية ادارية تخلق من فريق العمل : وحدة متماسكة ومتجانسة ومتفاعلة وفعالة .
عملية مخططة لتكوين : فريق مندمج ملتزم قادر على اداء مهام معينة وتحقيق اهداف محددة من خلال انشطة متعاونة متفاعلة .
والفريق الفعال : هو مجموعة من الافراد متفقة على هدف مشترك ومتفقة على ان خير وسيلة لتحقيق هذا الهدف هو العمل سويا ، كما يخلق الفريق ممارسة ممتعة لاعضائه تجعلهم يترقبون اجتماعات الفريق ويشعرون بالانجاز والتقدم .
تكوين فرق العمل :
1_ يقوم مجلس الجودة باختيار قائد الفرق وترشيحه للتدريب .
2_ يقوم قائد الفرق بالتنسيق مع مدراء الادارات لاختيار اعضاء لتدريبهم وترشيح قائد لكل فريق حسب اختيارهم .
3_ يقوم كل فريق عمل بالاجتماع بمعدل ساعة يوميا كحد ادنى.
4_ يتبع الفريق منهجية محددة حسب الهدف من تكوينه حسب الآتي :
فريق التطوير والتحسين
فريق حل المشكلات
فريق التخطيط
فريق التدقيق الداخلي
الخطوة السابعة : حصر العمليات القائمة وتحديد الخطوات الاجرائية لها:
ان العمليات هي المحور الرئيس لعملية التغيير والتطوير والتحسين ويكون اهمية اختيار العمليات التي تضيف قيمة على المخرج او تساعد على ذلك من خلال استخدام آليات عمل تتناسب مع تطوير العمليات وتحققه.
ويمكن العمل على الاستراتيجية من خلال المراحل التالية :
1_ تحديد العمليات وتحليلها.
2_ تحديد العمليات المرشحة للتحسين .
3_ تحديد استراتيجيات التحسين.
4_ التطبيق لهذه العمليات .
وتمتاز هذه الخطوة بالآتي :
_ التركيز على العمليات الرئيسية الكبيرة.
_ دراسة هذه العمليات تتم بواسطة فرق متفرغة.
_ تتضمن الدراسة الاطلاع على تجارب الجهات الاخرى.
_ التوصيات عادة ماتكون كبيرة وتتطلب وقتا وجهدا اكبر للتنفيذ.
_ التركيز على النجاحات الصغيرة المتتالية وان نبني عليها النجاحات الاكبر التي توصل الى الغايات البعيدة.
1_تشكيل مجلس للجودة داخل المؤسسة التعليمية
2_اعداد هيكل تنظيمي لتطبيق الجودة من خلال فرق العمل
3_ اعتماد الاهداف الاساسية والاجرائية والرسالة والرؤية المستقبلية
4_ تعيين ممثل للادارة العليا ليكون حلقة الوصل بين القيادة والميدان
5_ البحث عن تجربة ناجحة طبقت نظام الجودة للاستفادة منها
6_ تحديد جهة اشرافية خارجية عند الحاجة تتولى الاشراف على التطبيق
7_ انشاء وحدة للتوثيق والمتابعة بالمؤسسة
8_ انشاء وحدة للتخطيط والتطوير
9_ انشاء وحدة للتقويم والتدقيق بالمؤسسة
تشكيل مجلس الجودة
مجموعة من الاعضاء بقيادة المدير العام للادارة العليا وعضوية كلا من :
_ الوكلاء المساعدين لمدير الادارة العليا
_ مدراء الادارات ورؤساء الاقسام والوحدات
_ قائد فرق العمل داخل المؤسسة
مهام مجلس الجودة:
_ رسم السياسات اللازمة لتحقيق اهداف نظام الجودة الشاملة والمراجعة الدورية لاسلوب التطبيق لادخال التحسينات المطلوبة
_ تحديد واعتماد الاهداف الاساسية والاجرائية والرسالة والرؤية المستقبلية
_ تحديد المهام والمسئوليات لكل عضو في التنظيم الاداري لمجلس الجودة
_ تحديد الطرق المثلى لنشر مفهوم الجودة ومتابعة آليات التوعية بالجودة
_ توجيه ومتابعة التطبيق
_ المشاركة في آلية تكريم الفرق المتميزة
وحدة التوثيق والمتابعة مهامها:
متابعة انجاز الاعمال بالصورة المطلوبة وفي الموعد المحدد والتنسيق بين الادارات والفرق للجوانب التالية:
_ توصيات مجلس الجودة
_ التقارير الميدانية
_ الاعمال المكلفة
_ المشروعات المطروحة
_ الزيارات المطلوبة
_ الاجتماعات الدورية
_ توثيق جميع الانجازات والجهود المبذولة ونتائج التطبيق
_متابعة توثيق جميع الاعمال والاجراءات داخل المؤسسة التعليمية
_ متابعة تنفيذ وتنسيق جهود فرق العمل
_ اعداد تقرير بصورة دورية بالتنسيق مع قائد الفرق يقدم الى مجلس الجودة
وحدة التخطيط والتطوير مهامها:
_ اعداد خطط تطويرية لتفعيل تطبيق الجودة وتسهيل اجراءات العمل
تنظيم البرامج التدريبية اللازمة لكلا من :
اعضاء مجلس الجودة
مدراء العمليات
قادة واعضاء الفرق
جميع العاملين
_ وضع خطة شاملة لتدريب جميع منسوبي المؤسسة التعليمية على الجودة
_ تضمين البرنامج التدريبي للجودة بالاضافة الى العناصر التنظيمية الاساسية مثل : ( الرؤية التنظيمية، استراتيجية تطبيق الجودة وغيرها )
وحدة التقييم والتدقيق مهامها:
_ وضع معايير للتقييم تقيس مدى تحقق الاهداف الموضوعة والغايات المرسومة في كل خطوة من خطوات التطبيق
_ تصميم وتحليل الاستبيانات والاختبارات وغيرها من الادوات التي تقاس بها الاهداف المراد تحقيقها ليتم اتخاذ القرارات المناسبة
_ اخذ آراء المسئولين ومديري الادارات واعضاء الفرق عن طريق الاجتماعات والاستبيانات بهدف ادخال التحسينات لانشطة واجراءات التطبيق
_ تكريم اعضاء الفريق بعد انتهاء كل مشروع في حفل لهذه المناسبة
_ يتم تكريم هذه الفرق جميعها في مناسبات الجودة العامة
الخطوة السادسة : بناء وتكوين فرق العمل ومنهجية عملها:
المقصود ببناء الفريق عبارة عن :
عملية تنظيمية ادارية تخلق من فريق العمل : وحدة متماسكة ومتجانسة ومتفاعلة وفعالة .
عملية مخططة لتكوين : فريق مندمج ملتزم قادر على اداء مهام معينة وتحقيق اهداف محددة من خلال انشطة متعاونة متفاعلة .
والفريق الفعال : هو مجموعة من الافراد متفقة على هدف مشترك ومتفقة على ان خير وسيلة لتحقيق هذا الهدف هو العمل سويا ، كما يخلق الفريق ممارسة ممتعة لاعضائه تجعلهم يترقبون اجتماعات الفريق ويشعرون بالانجاز والتقدم .
تكوين فرق العمل :
1_ يقوم مجلس الجودة باختيار قائد الفرق وترشيحه للتدريب .
2_ يقوم قائد الفرق بالتنسيق مع مدراء الادارات لاختيار اعضاء لتدريبهم وترشيح قائد لكل فريق حسب اختيارهم .
3_ يقوم كل فريق عمل بالاجتماع بمعدل ساعة يوميا كحد ادنى.
4_ يتبع الفريق منهجية محددة حسب الهدف من تكوينه حسب الآتي :
فريق التطوير والتحسين
فريق حل المشكلات
فريق التخطيط
فريق التدقيق الداخلي
الخطوة السابعة : حصر العمليات القائمة وتحديد الخطوات الاجرائية لها:
ان العمليات هي المحور الرئيس لعملية التغيير والتطوير والتحسين ويكون اهمية اختيار العمليات التي تضيف قيمة على المخرج او تساعد على ذلك من خلال استخدام آليات عمل تتناسب مع تطوير العمليات وتحققه.
ويمكن العمل على الاستراتيجية من خلال المراحل التالية :
1_ تحديد العمليات وتحليلها.
2_ تحديد العمليات المرشحة للتحسين .
3_ تحديد استراتيجيات التحسين.
4_ التطبيق لهذه العمليات .
وتمتاز هذه الخطوة بالآتي :
_ التركيز على العمليات الرئيسية الكبيرة.
_ دراسة هذه العمليات تتم بواسطة فرق متفرغة.
_ تتضمن الدراسة الاطلاع على تجارب الجهات الاخرى.
_ التوصيات عادة ماتكون كبيرة وتتطلب وقتا وجهدا اكبر للتنفيذ.
_ التركيز على النجاحات الصغيرة المتتالية وان نبني عليها النجاحات الاكبر التي توصل الى الغايات البعيدة.